Samochód osobowy w firmie - aspekty podatkowe

I. Podatek VAT.

 

Obecny kształt przepisów podatkowych normujących zasady rozliczania VAT związanego z nabywaniem i korzystaniem z samochodów osobowych zawdzięczamy decyzji wykonawczej (derogacyjnej) Rady UE z dnia 12 grudnia 2013 r. Dzięki niej polski ustawodawca mógł wprowadzić na okres do końca 2016 roku, a w praktyce, ze względu na możliwość przedłużenia, do końca 2018 roku, szczególne regulacje dotyczące VAT związanego z samochodami o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3500 kg. Na płaszczyźnie podatku dochodowego ustawodawca podatkowy zdefiniował pojęcie samochodu osobowego i zaraz w słowniku ustawowym zamieścił wyłączenia, poprzez które wskazał samochody wyłączone z takiej kategorii.

Dla podatku od towarów i usług prawodawca zastosował nieco inną technikę legislacyjną. W słowniku ustawowym VAT zamieszczona została definicja pojęcia „pojazd samochodowy”. Dopiero w dalszej części ustawy, w odrębnych przepisach identyfikujących podatek naliczony, prawodawca najpierw wprowadza ograniczenie podatku naliczonego, by zaraz potem wyspecyfikować uwarunkowania, wypełnienie których eliminuje zastosowanie takich ograniczeń w naliczonym VAT. Ważne jest to, że wbrew przejściowemu charakterowi regulacji w VAT dotyczących samochodów ustawodawca zdecydował się na zamieszczenie stosownych przepisów w zwykłej treści ustawy, alokując je w tych częściach aktu prawnego, które są właściwe z uwagi na ich zakres tematyczny. Można to odczytywać w taki sposób, że jest to komunikat, iż powinniśmy się do tych przepisów przyzwyczaić, bo na dłużej zostaną w polskim systemie podatkowym.

Co to zatem jest pojazd samochodowy według ustawodawcy podatkowego w VAT? 

Otóż przez pojęcie „pojazdy samochodowe” rozumie się pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Zatem po odwołaniu się do regulacji poza podatkowych można stwierdzić, że w myśl aktualnej definicji, na potrzeby VAT, za pojazd samochodowy powinniśmy uznawać każdy pojazd silnikowy (czyli wyposażony w silnik, z wyjątkiem motoroweru i pojazdu szynowego), którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h inny niż ciągnik rolniczy, a którego dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 tony. Zamieszczone w definicji odesłanie do przepisów ustawy prawa o ruchu drogowym pozbawia złudzeń, eliminując wszelkie spory na temat stosowania lub nie ograniczeń i wyłączeń właściwych dla pojazdów samochodowych dla pojazdów innych niż samochody osobowe, takich jak np. motocykle czy quady. Należy jednak pamiętać, że prawodawca odwołując się do przepisów prawa o ruchu drogowym przesądza jednocześnie o tym, że żadnych limitów nie stosują podatnicy, którzy wykorzystują w działalności gospodarczej pojazdy, które w świetle takich regulacji nie spełniają w sposób definitywny wymogów konstrukcyjnych dopuszczenia ich do ruchu na drogach publicznych.

„Ograniczenie podatku naliczonego”

Jeżeli podatnik uzna, że wykorzystywane przez niego w działalności gospodarczej pojazdy są pojazdami samochodowymi w znaczeniu przepisów normujących VAT, to wówczas w każdym przypadku musi bliżej przyjrzeć się regulacjom dotyczącym zasad wyznaczania kwoty podatku naliczonego przy nabyciu takich pojazdów, przy ich używaniu, w związku z kupnem paliwa do nich, a także innych świadczeń związanych z ich eksploatacją, naprawami itp. Otóż w aktualnym stanie prawnym w odniesieniu do pojazdów samochodowych prawodawca posługuje się szczególnym sformułowaniem tzw. ”wydatki związane z pojazdami samochodowymi”. Częstą konsekwencją przyporządkowania dokonanych zakupów do takiej kategorii (wydatki związane z pojazdami samochodowymi) jest to, że wobec takich zakupów konieczne jest zastosowanie ograniczenia przy wyznaczaniu już samej tylko kwoty podatku naliczonego. Podkreślić należy, że jest to sytuacja o tyle szczególna, że ma tutaj miejsce ograniczenie już na poziomie wyznaczania kwoty samego podatku naliczonego, a nie dopiero podatku do odliczenia. To oznacza, że tego rodzaju limitowanie powiązane jest już z samym statusem pojazdu, z którym są powiązane dane zakupy, a nie ze statusem dokonującego ich podatnika czy ze sposobem wykorzystania takiego pojazdu. Zatem w aktualnym stanie prawnym, i tak będzie do końca 2016 roku, a zapewne prawodawca postanowi przedłużyć ten stan jeszcze do końca 2018 roku, ograniczeniu podlega już sam naliczony VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, a nie dopiero podatek do rozliczenia. Oznacza to, że u niektórych podatników faktycznie odliczona będzie jeszcze niższa kwota podatku niż 50 proc. – tak u podatników stosujących odliczenia częściowe, ale o tym w dalszej części. Pomimo że obecne przepisy obowiązują już od roku, warto odnieść się do poprzednich stanów prawnych i w nawiązaniu do nich zaznaczyć, że inaczej niż wówczas, obecnie mamy do czynienia z ograniczeniem podatku naliczonego, które dotyczy już nie tylko nabycia samych pojazdów, ale ma znacznie szersze zastosowanie, bo odnosi się do wszelkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi.

Niestety, tym razem prawodawca okazał się bardzo zapobiegliwy i niezwykle szeroko zarysował krąg pojęciowy owych wydatków związanych z pojazdami samochodowymi. Według regulacji ustawy o VAT do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, a wobec których stosuje się ograniczenie podatku naliczonego, zaliczymy wydatki dotyczące:

1) nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu

ich części składowych;

2) używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;

3) nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Reasumując :

Konstrukcja pojazdu wpływa na odliczenie VAT-u przy czym odliczenie jest możliwe dla następujących pojazdów :

Pojazdy posiadające jeden rząd siedzeń, oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
– klasyfikowanych zgodnie z przepisami do podrodzaju „wielozadaniowy”, „van” (VAT-1);

– z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków (VAT-3). 2. Pojazdów, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu (VAT-4).

Spełnienie wymagań dla samochodów VAT-1, VAT-3 i VAT-4 musi zostać stwierdzane przez okręgową stację kontroli pojazdów w wyniku czego otrzymamy zaświadczenia o spełnieniu tych wymagań. Co ważne zaświadczenia (VAT-1, VAT-3, VAT-4) wydane przed dniem wejścia w życie nowelizacji zachowują ważność. Adnotacja o wykonaniu badań zostanie umieszczona w dowodzie rejestracyjnym pojazdu.

VAT-1: nie przeprowadzamy dodatkowych badań, nie prowadzimy ewidencji przebiegu pojazdu, odliczenie VAT 100%, nie zgłaszamy do US (VAT-26) VAT-2: nie przeprowadzamy dodatkowych badań, jeżeli wykorzystujemy prywatnie – odliczamy 50% bez ewidencji przebiegu, chcąc odliczyć 100% – musimy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu oraz dokonujemy zgłoszenia do US (VAT-26) VAT-3: jeśli jest 1rząd siedzeń – przeprowadzamy nowe badania do 30.06.2014, odliczamy 100% i nie prowadzimy EPP, dla 2 rzędów siedzeń – odliczamy 50% bez ewidencji przebiegu lub 100% i prowadzimy ewidencję przebiegu + zgłoszenie do US (VAT-26) VAT-4: gdy w pojeździe jest jeden rząd siedzeń – przeprowadzamy nowe badania do 30.06.2014, odliczamy 100% i nie prowadzimy EPP, dla 2 rzędów siedzeń – odliczamy 50% bez ewidencji przebiegu lub 100% i prowadzimy ewidencję przebiegu + zgłoszenie do US (VAT-26). 

Korekta podatku naliczonego przy sprzedaży samochodu od którego przysługiwało odliczenie VAT 50%. 

Warto przypomnieć , że na dzisiaj nie funkcjonuje zwolnienie przedmiotowe w zakresie VAT należnego przy sprzedaży samochodu osobowego. W związku z tym podatnik przy sprzedaży takiego samochodu musiałby sztucznie dopłacać 50% podatku VAT do urzędu skarbowego. O dziwo ustawodawca pamiętał o tym i umożliwił podatnikom wybrnięcie z takiej sytuacji poprzez dokonanie korekty w deklaracji VAT  (Art. 90b ust. 4 ustawy o VAT) , na potrzeby korekty uznaje się, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, począwszy od miesiąca, w którym nastąpiła zmiana jego wykorzystywania tj sprzedaży. Korektę robi się w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym nastąpiła sprzedaż, w kwocie proporcjonalnej do pozostałego okresu korekty. Oznacza to, że w przypadku samochodów osobowych nabytych od 1 kwietnia 2014 r. w celu obliczenia kwoty korekty należy najczęściej przemnożyć połowę kwoty podatku VAT z faktury dokumentującej nabycie samochodu przez ułamek odpowiadający liczbie pozostałych miesięcy okresu korekty. Tak wyliczona kwotę korekty podatnicy uprawnieni są wykazać w poz. 43 deklaracji VAT-7/VAT-7K/VAT-7D za okres rozliczeniowy sprzedaży samochodu. Powinno temu towarzyszyć zwiększenie o kwotę korekty przychodów miesiąca, w którym deklaracja ta zostanie złożona (zob. art. 14 ust. 2 pkt 7f ustawy o PIT).

Przykład

Zakup samochodu osobowego za 77 000 zł netto + 17 710 zł VAT.

Z faktury dokumentującej zakup samochodu podatnik odliczył 8855 zł (17 710 zł x 50 proc.), Podatnik sprzeda ten samochód w lipcu 2016 r., a więc w 33  miesiącu, licząc od końca okresu korekty.  Kwota korekty wyniesie w tej sytuacji:

8855 zł x 33/60 = 4870,25 zł, czyli po zaokrągleniu do pełnych złotych 4870 zł.

Kwotę tę podatnik będzie mógł wykazać (bez znaku minus) w poz. 43 deklaracji VAT-7 za lipiec 2016 r. (zakładając, że podatnik będzie wtedy składać deklaracje za okresy miesięczne) oraz że nie zmieni się do tego czasu obecnie obowiązujący wzór deklaracji VAT-7), czemu towarzyszyć powinno zwiększenie o tę kwotę przychodów sierpnia 2016 r. (ze względu na brzmienie art. 14 ust. 2 pkt 7f ustawy o PIT), tj. miesiąca, w którym zostanie złożona deklaracja VAT-7 za lipiec 2016 r.

Samochody ze 100-proc. VAT naliczonego

Tak jak zostało wskazane powyżej, na poziomie definicji (inaczej niż w podatkach dochodowych) prawodawca nie wprowadza żadnych wyjątków od pojęcia „pojazd samochodowy”. Nie oznacza to jednak, że w tej kategorii nie występują pojazdy o charakterze uprzywilejowanym. Otóż w grupie pojazdów samochodowych prawodawca specyfikuje takie, które ze względu na swoje cechy konstrukcyjne i status formalny stawiają ich użytkowników w znacznie korzystniejszej pozycji podatkowej niż ta, w której znajdują się podatnicy wykorzystujący inne pojazdy samochodowe. Prawodawca wprowadził zastrzeżenie, że ograniczenie podatku naliczonego nie ma zastosowania, gdy pojazd samochodowy wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej. Problem w tym, że nie chodzi tutaj o zwykłe, zdroworozsądkowe podejście do zagadnienia wykorzystywania samochodów. Otóż na potrzeby takiego wyłączenia spośród pojazdów samochodowych prawodawca utworzył szczególne kategorie pojazdów uprzywilejowanych, które ze względu na swoje cechy konstrukcyjne, niemal z automatu, uznawane są za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej. Należy jednak podkreślić, że są to samochody spełniające bardzo szczególne wymogi, przez co lista jest mocno ograniczona (zwłaszcza gdy odniesiemy ją do tej, która uprzednio – w okresie 1 stycznia–31 marca 2014 r., funkcjonowała w polskim VAT).

Do tej kategorii zaliczane są:

1) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

a) klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
b) z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;
2) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;

3) pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

a) agregat elektryczny/spawalniczy,
b) do prac wiertniczych,
c) koparka, koparko-spycharka,
d) ładowarka,
e) podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
f) żuraw samochodowy
– jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.

Na szczególną uwagę zasługuje to, że inaczej niż to było jeszcze w poprzednich, obowiązujących przed 1 kwietnia 2014 r., stanach prawnych, dla uznania pojazdu za wykorzystywany wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej jeden rząd siedzeń konieczny jest również wówczas, gdy pojazd ma odkrytą część ładunkową oraz jeżeli stanowi ona odrębną część konstrukcyjną – czyli np. w przypadku samochodów pick-up.

 

Pojazdy objęte VAT-26

Sam fakt, że podatnik wykorzystuje w swojej działalności pojazdy samochodowe niespełniające warunków konstrukcyjnych do objęcia ich pełnym podatkiem naliczonym, nie przesądza jeszcze o tym, że musi mieć zastosowanie limit 50 proc. VAT.

Co prawda ustawodawca ewidentnie stosuje generalne domniemanie, że pojazdy samochodowe (inne niż spełniające powyższe warunki konstrukcyjne) są wykorzystywane przez podatników pojazdów samochodowych nie tylko na potrzeby działalności gospodarczej, ale również do innych celów, jednak stwarza podatnikom szansę na wykazanie, że jest inaczej. Podatnik, który wykorzystuje pojazdy samochodowe wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności, a który nie chce tracić połowy VAT naliczonego, musi wypełnić dwa warunki, oczywiście oprócz rzeczywistego wykorzystywania pojazdu wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej. Otóż podatnik taki musi:

– stworzyć zasady używania pojazdu, które gwarantują wykorzystywanie go wyłącznie na potrzeby działalności, oraz

– zaprowadzić ewidencję przebiegu, z której jednoznacznie wynika, iż samochód służy tylko i wyłącznie działalności gospodarczej.

Oczywiście w takiej sytuacji konieczne jest złożenie zgłoszenia VAT-26. Tylko i wyłącznie wówczas gdy cały, 100-proc., przebieg samochodu ma swoje pokrycie w prowadzonej ewidencji, no i oczywiście cele wykorzystania świadczą o tym, że pojazd służy wyłącznie prowadzonej działalności gospodarczej, podatnik może nie stosować limitu 50 proc. VAT dla nabycia samego pojazdu, przy ponoszeniu opłat za jego używanie i nabywając inne świadczenia związane z jego używaniem – czyli od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi.

Podkreślić trzeba, że ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności. Podatnik, który zaprowadził ewidencję i stosuje cały VAT naliczony, musi poinformować o tym organ podatkowy w terminie 7 dni od dnia, w którym poniósł pierwszy wydatek związany. Jeżeli podatnik zaprzestanie prowadzenia ewidencji, to musi o tym fakcie poinformować organ podatkowy – informacja powinna być przekazana nie później niż przed dniem dokonania zmiany.

Wszelkie zmiany w wykorzystaniu pojazdu powinny być poprzedzone zgłoszeniem– musi ono być złożone w urzędzie skarbowym przed dniem, w którym taka zmiana jest dokonana.

Jak się okazuje w praktyce, realizacja takiego obowiązku niejednokrotnie jest niewykonalna.

UWAGA: Za brak lub nieprawdziwe informacje grożą dotkliwe sankcje karnoskarbowe.

W ustawie o VAT zamieszczona jest specyfikacja danych, jakie muszą znaleźć się w ewidencji; zgodnie z ustawowym katalogiem, ewidencja przebiegu pojazdu zawiera:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

4) osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący:

a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd – dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem – potwierdzony przez podatnika w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Należy jednak wskazać na wyjątkową sytuację, w której ewidencja musi mieć inny kształt.

W przypadku gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis wykorzystania pojazdu:

1) jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd;

2) obejmuje:

a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel udostępnienia pojazdu,
c) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
f) imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.
 

Należy pamiętać ,że zgłaszając samochód osobowy do pełnego odliczenia VAT o tym , że Urząd Skarbowy będzie od chwili zgłoszenia zawsze szukał powodów do zakwestionowania takiego samochodu jako spełniającego wymogi ustawowe. Jednymi z najczęstszych zdarzeń które urząd skarbowy może wyszukać to : tankowania w dni wolne szczególnie niedziele i dni świąteczne, dojazd samochodem z miejsca zamieszkania pracownika lub pracodawcy do miejsca pracy. 

„Samochody do sprzedaży i na wynajem a VAT”

Przedsiębiorcy, których przedmiotem działalności gospodarczej jest sprzedaż

lub wynajem pojazdów, nie muszą prowadzić ewidencji dla rozliczania całego VAT. Jednak uprawnienie takie dotyczy tylko tych pojazdów samochodowych, które przeznaczone są WYŁĄCZNIE do odsprzedaży oraz pojazdów przeznaczonych WYŁĄCZNIE do oddania w ODPŁATNE używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze.

„Umowa leasingu a zachowanie prawa do rozliczenia podatku naliczonego”

W aktualnym stanie prawnym z prawa do rozliczenia VAT od opłat leasingowych dotyczących pojazdów samochodowych cały czas mogą korzystać, wyłącznie na zasadzie kontynuacji, podatnicy, którzy zawiązali umowę leasingu, najmu, dzierżawy lub podobną samochodu z kratką, w tym N1 (czyli generalnie z pełnym VAT naliczonym do końca marca 2014 r.) przed 1 kwietnia 2014 r. i do tego dnia pojazd zostanie im wydany. Warunkiem zachowania prawa do rozliczenia była rejestracji umowy do końca kwietnia. Prawo do rozliczenia nie jest zachowane w części, w jakiej umowa uległa zmianie po końcu marca 2014 r.

Warunki zachowania prawa do odliczenia VAT z faktur leasingowych:

– pojazd z pełnym podatkiem naliczonym przed 1 kwietnia 2014 r.,

– umowa zawarta do końca marca 2014 r. (odliczenie zachowane w zakresie, w jakim nie uległa zmianie),

– pojazd wydany korzystającemu do końca marca 2014 r. (prawodawca wskazuje na podatnika, co może sugerować, że odbioru mógł dokonać leasingodawca– dla bezpieczeństwa (z ostrożności podatkowej) lepiej, by odbiór był dokonany przez korzystającego,

-umowa zarejestrowana w urzędzie skarbowym do 30 kwietnia 2014 r. przez korzystającego jako podatnika dokonującego odliczenia.

Wymóg rejestracji przez podatnika, w powiązaniu z zastrzeżeniem dotyczącym zmian w umowach, nie pozostawia wątpliwości co do tego, że w przypadku cesji umowy kolejny korzystający nie skorzysta z prawa do kwalifikowania całego VAT z opłat za używania jako podatku naliczonego. Podkreślić należy, że zarejestrowane musiały być również te umowy o używanie, które były zwarte w 2010 r. i raz już były rejestrowane w urzędzie skarbowym.

„VAT od paliwa”

W założeniu regulacje dotyczące wyznaczania VAT naliczonego od zakupów związanych z pojazdami samochodowymi w okresie przejściowym, tj. do końca 2016 roku (a tak naprawdę zapewne do końca 2018 roku) miały się opierać na zasadzie 3 x 50 proc. (50 proc. VAT przy nabyciu i używaniu,50 proc. VAT przy nabyciu paliwa, 50 proc. przy eksploatacji). Niestety, ustawodawca nie do końca i nie od razu wprowadził takie rozwiązanie. Otóż, wbrew wcześniejszym zapowiedziom, nie wszyscy podatnicy wykorzystujący w swojej działalności pojazdy samochodowe od razu rozliczają 50 proc. VAT od paliwa. Konsekwencją wprowadzenia przepisu przejściowego jest to, że jeszcze w okresie do 30 czerwca 2015 r. nie można odliczać VAT naliczonego, nawet w 50 proc. przy nabyciu paliwa do pojazdów samochodowych innych niż wykorzystywane wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej (tj. innych niż pojazdy uprzywilejowane podatkowo ze względu na cechy konstrukcyjne, a do których nie jest prowadzona ewidencja przebiegu).

Wyjątkiem jest tutaj paliwo do samochodów z kratką i N1, a dokładniej pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 t, innych niż osobowe, w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:

a) 1 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg,
b) 2 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg,
c) 3 lub więcej – jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg.
Nabywając paliwo (olej napędowy, benzyna, gaz) do takich pojazdów, podatnik traktuje jako podatek naliczony połowę VAT z faktury (podobnie przy odwrotnym obciążeniu) i dokonuje jego rozliczenia według właściwych dla siebie zasad.

Problematyka rozliczania podatkowego wykorzystywania samochodów osobowych w działalności gospodarczej zdominowana jest przez VAT, to równie ważne jest wyznaczenie prawidłowych skutków w podatkach dochodowych. Okazuje się bowiem, że niekiedy to właśnie tutaj znajdują się bardziej dotkliwe obciążenia fiskalne. Tymczasem zajęci rozwiązywaniem problemów z podatkiem od towarów i usług podatnicy wpadają niekiedy w pułapki zastawione na nich przez prawodawcę w ustawach o podatkach dochodowych.

Od Lipca bieżącego 2015 roku prawodawca nie zmienił przepisów na gorsze, tylko wręcz przeciwnie na lepsze . Niespodzianka ta związana jest z VAT i samochodami osobowymi . Brzmi to dziwnie, ale tak też się stało.

Samochód osobowy w podatku dochodowym
 

Przeciętny podatnik zapytany o skutki podatkowe używania samochodu osobowego w pierwszej kolejności z pewnością zastanowiłby się nad prawem do odliczania VAT od paliwa

i samych samochodów.

Ze względu na ograniczenia i szczególne przepisy odnoszące się do korzystania

z samochodów osobowych, zamieszczone zarówno w przepisach normujących opodatkowanie przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, jak i osobami prawnymi, niektóre decyzje podejmowane przez nich pod dyktatem VAT, a z pominięciem tych regulacji, mogą mieć swoje bardzo nieprzyjemne konsekwencje. Dodatkowo należy pamiętać, że pomimo dużego podobieństwa pomiędzy przepisami CIT i PIT w pewnych obszarach występują wydawałoby się drobne, a jednak istotne różnice.

Istotna definicja

Na potrzeby wyznaczania podatku dochodowego ustawodawca postanowił doprecyzować, co to jest samochód osobowy. Według definicji samochodem osobowym jest pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą (patrz art. 5a pkt 19a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.; dalej: ustawa o PIT, i art. 4a pkt 9a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 z późn. zm.; dalej: ustawa o CIT). Przez przepisy prawa o ruchu drogowym należy rozumieć ustawę z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 1137 ze zm.; dalej: prawo o ruchu drogowym).

 

Oznacza to, że jest to pojazd inny niż ciągnik rolniczy, motorower i pojazd szynowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h.

Przy czym specjalnie na potrzeby podatków dochodowych zostało zastrzeżone, że jako samochodu osobowego nie kwalifikuje się:

a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą: – klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub– z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
b) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń
i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

c) pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte
w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

– agregat elektryczny/spawalniczy,

– do prac wiertniczych,

– koparka, koparko-spycharka,

– ładowarka,

– podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,

– żuraw samochodowy,

d) pojazdu samochodowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.; dalej: ustawa o VAT).
To oznacza, że samochodami osobowymi nie są również: samochody pogrzebowe oraz bankowozy typu A i B, o ile (warunek dotyczy obu rodzajów) mają jeden rząd siedzeń albo ich dopuszczalna masa całkowita jest większa niż 3 tony. Powyższe zasady obowiązują od 1 kwietnia 2014 r. i co ważne mają zastosowanie jedynie wobec samochodów nabytych po 31 marca 2014 r. lub wziętych w używanie na podstawie umowy najmu, leasingu lub umowy o podobnym charakterze.

Co ważne podatnik sam nie stwierdza czy w/w pojazd spełnia kryteria definicji. W tym celu musi udać się na specjalistyczną stację kontroli pojazdów która to zrobi.
 

Prawodawca wprowadził ograniczenia kosztowe dotyczące wydatków związanych z nabyciem i używaniem samochodów osobowych. Zarówno w ustawie o PIT, jak i CIT zamieszczone zostały regulacje, które nakazują podatnikom eliminowanie części wydatków związanych z nabyciem i używaniem samochodów osobowych z podatkowych kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że podatnik, który zakupił i następnie wykorzystuje w swojej działalności gospodarczej samochód osobowy albo używa pojazdu niebędącego jego własnością, musi przed uwzględnieniem wydatku w rachunku podatkowym zweryfikować go i dokładnie sprawdzić, odnosząc do ustawowego katalogu kosztów, które nie mogą pomniejszać przychodów podatkowych.

Samochód osobowy może być wykorzystywany przez podatnika w wykonywanej przez niego działalności gospodarczej nie tylko wtedy, gdy stanowi jego własność, ale też gdy pozostaje własnością podmiotu trzeciego (leasing, kredyt, najem, uzyczenie).

„Leasing samochodu”

Leasing definicja ustawowa – leasingiem jest stosunek prawny, w ramach którego finansujący (czyli leasingodawca), w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, nabywa rzecz od oznaczonego zbywcy na warunkach określonych w tej umowie i oddaje tę rzecz korzystającemu (leasingobiorcy) do używania albo używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony, a korzystający (leasingobiorca) zobowiązuje się zapłacić finansującemu (leasingodawcy) w uzgodnionych wynagrodzenie pieniężne, równe co najmniej cenie lub wynagrodzeniu z tytułu nabycia rzeczy przez finansującego.

Tymczasem ustawa o podatku dochodowym art. 23a-231 leasing definiuje jako : „ umowie leasingu – rozumie się przez to umowę nazwaną w kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, na mocy której jedna ze stron, zwana dalej „finansującym”, oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej dalej „korzystającym”, podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty”

Na gruncie prawa podatkowego leasing dzieli się na: operacyjny i finansowy, przy czym prawodawca nie posługuje się takimi pojęciami w ustawach podatkowych. Leasing finansowy na gruncie prawa podatkowego jest tożsamy z umową kupna sprzedaży na raty.

Ze względu na implikacje podatkowe kluczowe znaczenie ma nie tylko zidentyfikowanie umowy jako leasingu, ale również wyznaczenie, do której kategorii należy ją zaliczyć.

Według prawa podatkowego leasing operacyjny rzeczy ruchomych występuje wówczas, gdy umowa jest zawarta na czas określony i to nie krótszy niż 40 proc. normatywnego okresu amortyzacji (tj. czasu, w którym składnik majątku amortyzowany jest liniowo). W przypadku samochodów osobowych oznacza to, że umowa musi być zawarta na okres nie krótszy niż 24 miesiące. Drugi warunek klasyfikacji jest taki, że suma opłat netto wynikająca z umowy leasingu, w tym uwzględniająca opłatę wstępną i zapisaną w niej cenę wykupu, jest nie niższa niż wartość początkowa przedmiotu leasingu. W przypadku umów leasingu zawartych od 2013 r., gdy finansujący zawiera kolejny taki kontrakt dla danego przedmiotu (u finansującego), suma opłat leasingowych nie jest już porównywana z wartością początkową przedmiotu leasingu, lecz z wartością rynkową przedmiotu w dniu zawarcia owej kolejnej umowy. To pozwala na optymalne wykorzystanie leasingu dla finansowania używania samochodów osobowych, które przecież w istotny sposób tracą na wartości wraz z upływem czasu, rozwój leasingu na rynku wtórnym pojazdów i bardziej elastyczne kształtowanie umów leasingu.

Należy przypomnieć, że jeżeli podatnik kupi samochód osobowy, którego wartość początkowa przekracza równowartość 20 000 euro – dla osób fizycznych i 15.000 euro dla prawnych, do kosztów podatkowych zaliczy wyłącznie tę część odpisów amortyzacyjnych, która dokonywana jest od wartości początkowej nieprzekraczającej równowartości owych 20 000 euro, a jednocześnie całą amortyzację wyłączy z kosztów przy zbyciu pojazdu. Korzystając z leasingu operacyjnego, nie stosuje się żadnych limitów i ograniczeń przy uwzględnianiu wydatków związanych z używaniem w rachunku podatkowym.

Pomimo że leasingowany samochód osobowy nie jest składnikiem majątku (ważne dla CIT) podatnika ani jego środkiem trwałym (ważne dla podatników PIT), to przepisy podatkowe nie pozostawiają żadnych wątpliwości co do tego, że koszty używania są rozliczane bez konieczności prowadzenia jakiejkolwiek ewidencji przebiegu. Ważne przy tym jest to, że jeżeli umowa kreuje stosunek prawny leasingu operacyjnego w znaczeniu podatkowym, którego przedmiot jest wykorzystywany w działalności gospodarczej, podatnik może rozliczać czynsz i inne opłaty leasingowe w kosztach podatkowych. Co ważne, w czynszu takim zawarta w rzeczywistości jest również spłata ceny przedmiotu leasingu. Pozostała część ceny jako cena opcji wykupu regulowana jest po zakończeniu umowy. Należy podkreślić, że umowa o używanie-leasing operacyjny to stosunek prawny odrębny od zakupu, jednocześnie cena wykupu po zakończeniu leasingu wliczana jest do sumy opłat, która badana jest przy analizie statusu umowy.

Oprócz eliminacji wyłączeń z kosztów leasing operacyjny daje dodatkowe możliwości optymalizacji fiskalnej. Zarówno opłata wstępna jak i poszczególne raty opłacane na podstawie umowy leasingu, stanowią koszt jednorazowo, w dacie jego poniesienia. To pozwala na w miarę elastyczne kształtowanie wysokości kosztów, a nade wszystko na przyspieszenie rozliczenia podatkowego. O ile bowiem amortyzacja nowego samochodu osobowego to okres minimum pięciu lat, o tyle w przypadku umowy leasingu wydatek może być ujęty w kosztach nawet w dwa lata.

Naprawy samochodu

Pod szczególnym nadzorem fiskalnym są również koszty, jakie podatnik ponosi w związku z dokonywanymi naprawami powypadkowymi samochodów. Zgodnie z dyspozycją przepisów obu ustaw o podatkach dochodowych (art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy o CIT i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT)

do kosztów podatkowych nie zalicza się kosztów remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (AC).

Należy podkreślić, że zasady takie dotyczą wyłącznie napraw powypadkowych, a nie zwykłych powodowanych awariami czy zużyciem części pojazdów.

Należy również zwrócić uwagę, że bez znaczenia tutaj jest zakres ubezpieczenia dobrowolnego. Kluczowe znaczenie ma to, by podatnik, czy raczej jego pojazd, posiadał ubezpieczenie dobrowolne – jeżeli umowa takiego ubezpieczenia została zawarta, to koszty remontu powypadkowego mogą powiększyć koszty uzyskania przychodu podatnika.

Prawodawca nie wskazuje w przepisach podatkowych na zakres ubezpieczenia i nie precyzuje żadnej minimalnej ochrony, a jedynie stawia wymóg, aby podatnik zawarł umowę takiego ubezpieczenia pojazdu.

Gdyby podatnik nie zawarł takiej umowy ubezpieczenia, wówczas koszty napraw powypadkowych byłyby wyłączone z kosztów uzyskania, ale ewentualne otrzymanie odszkodowania, jako zwrot wydatków niezaliczonych do kosztów podatkowych, nie stanowiłoby przychodu podatkowego.

Wykorzystywanie samochodów niebędących składnikami majątku przedsiębiorcy

Podatnik, który wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej samochód osobowy na podstawie umowy leasingu operacyjnego, nie musi stosować żadnych ograniczeń, limitów ani też nie jest obciążony obowiązkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Inaczej to wygląda, gdy podatnik ma inny niż leasing operacyjny tytuł do korzystania z samochodu osobowego i taki pojazd służy jego działalności gospodarczej.

Zgodnie z dyspozycją przepisu art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, do podatkowych kosztów uzyskania przychodu mogą być zaliczone jedynie te wydatki ponoszone w związku używaniem dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika, a w podatku dochodowym od osób fizycznych: niebędących środkami trwałymi, które „zawierają się” w kwocie wyznaczonej przez iloczyn liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Takie odrębne przepisy to rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia

25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 ze zm.). Zgodnie z takimi przepisami aktualnie obowiązującymi (od 14 listopada 2007 r.) stawkami za jeden kilometr są:

1) dla samochodu osobowego:

– o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,

– o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

2) dla motocykla – 0,2302 zł,

3) dla motoroweru – 0,1382 zł.

 

Podatnik (tak CIT, jak i PIT), który wykorzystuje na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej samochód niebędący jego własnością, a i który nie został mu oddany do używania na podstawie umowy leasingu operacyjnego, zobowiązany jest do dokumentowania faktycznego przebiegu pojazdu dla celów prowadzonej przez niego działalności za pomocą stosownej ewidencji. Ewidencja potwierdzana jest przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. Podkreślić trzeba, że ewidencja nie generuje kosztu, a jedynie wprowadza limit, w ramach którego faktycznie poniesione koszty związane z używaniem pojazdu mogą być uwzględnione w rachunku podatkowym.

`W przeszłości, do końca 2003 roku, ewidencja musiała być prowadzona według określonego wzoru. Obecnie prawodawca nie posługuje się wzorem takiej ewidencji, jednak precyzuje, jakie minimalne informacje powinny być w niej zamieszczone, a są to:

1) nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

2) numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

3) kolejny numer wpisu,

4) data i cel wyjazdu,

5) opis trasy (skąd – dokąd),

6) liczba faktycznie przejechanych kilometrów,

7) stawka za 1 km przebiegu,

8) kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

9) podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

 

Należy przy tym zwrócić uwagę na materialny charakter ewidencji, gdyż w przypadku jej braku podatnik nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodu wydatków stanowiących koszty używania pojazdu, nawet jeżeli ich celowość nie będzie budziła żadnych wątpliwości. Ważne jest również to, że podatnik może pozbawić się możliwości rozliczenia kosztów poprzez wadliwe prowadzenie ewidencji.

Zatem dla korzystającego z samochodu osobowego na podstawie umowy użyczenia, najmu, dzierżawy czy podobnej do nich, ale innej niż umowa leasingu, kosztami uzyskania przychodu są jedynie te wydatki ponoszone w związku z używaniem samochodu, które:

– poniesione są w celu uzyskania przychodu,

– zostały faktycznie poniesione lub zarachowane,

– zostały udokumentowane w odpowiednio sposób (np. zakup paliwa, części itp. za pomocą faktury VAT lub rachunku),

– nie przekraczają kwoty wyznaczonej przez iloczyn zaewidencjonowanego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr.

Zapraszamy do skorzystania z usług naszego Biura Rachunkowego w Zawierciu i Katowicach !!!

LINKI :

wzór deklaracji VAT-26 – zgłoszenie samochodu osobowego

http://www.finanse.mf.gov.pl/documents/766655/1481810/VAT-26(1)_v1-1E.pdf

• ◄ poprzednia aktualność
• 31 / 35
• następna aktualność ►